Młodzi w firmie traktowani są jak zło konieczne: przecież zatrudniając nowego młodego któryś ze starych pracowników będzie musiał odejść na emeryturę…

Ale czy o to tak właściwe chodzi?  Być może też… Wydaje mi się jednak, że większym zagrożeniem dla starych pracowników jest nie to, że będą musieli odejść na emerytuję, ale to że boją się nowej, świeżej myśli w firmie. Młody człowiek rozpoczynający dopiero co pracę, co prawda nie zdobył jeszcze doświadczenia, nie wie jak radzić sobie w wielu, nietypowych sytuacjach, ale ma coś, co niejednokrotnie stawia go przed doświadczonymi pracownikami.

Wieloletnia praca wyrabia w ludziach przyzwyczajania, wręcz rytuały. Rutynowo wykonują oni zadania i często nie zastanawiają się, czy sposób działania jest optymalny, czy nie można byłoby sobie trochę czegoś ułatwić. Zgadzam się, że stosowane metody były dobre (najlepsze) w czasach, kiedy oni zaczynali pracę. Ale czas upływa, pojawiają się nowe technologie, nowe teorie organizacji pracy, nowe pomysły zarządzania organizacją itd. Starzy pracownicy po prostu boją się zmian, boją się innowacji jakie mogliby wprowadzić do firmy i do ich życia młodzi pracownicy. Boją się, ponieważ musieli by zerwać ze swoimi przyzwyczajeniami (z którymi jest im dobrze), musieli by odświeżyć swoje zastałe umysły, ruszyć szarymi komórkami i nauczyć się czegoś nowego.

“Pani Szefowo” – żali się nowa pracownica działu księgowego szefowej firmy – “Pani Krysia, kierowniczka księgowości, nie pozwala mi korzystać z komputerowego arkusza kalkulacyjnego.”

“Dlaczego?” – dziwi się szefowa firmy

“Nie wiem. Ona przez trzydzieści lat liczyła długopisem na kartce i pomagała sobie jedynie sumatorem elektrycznym. Ale przecież gdyby wpisać te wszystkie faktury do komputera, to by praca szła szybciej i było mnie pomyłek.”

to jeden z autentycznych przykładów gdy implementacja nowych technologii do firmy może być niełatwa.

Młodzi pracownicy wychowali się w innych realiach, w innym świecie. Obcują z inną technologią. Technologią, która jest aktualnie, powszechnie wykorzystywana. Po prostu lepiej się w tym czują i sprawniej poruszają:

“Pani Katarzyno, dlaczego nie dostarczyła mi Pani jeszcze tego podsumowania za zeszły miesiąc?” – dopytuje się ze złością od nowej pracownicy administracji kierownik firmy.

“Bo Pana zastępcy i kierownicy działów nie dostarczyli mi jeszcze wszystkich dokumentów” – usprawiedliwia się pracownica.

“A prosiła ich Pani o to? Poinformowała ich Pani, że mają Pani to przygotować?”

“Ależ oczywiście, wysłałam do nich e-mail’e. O… proszę zobaczyć, mam je tutaj w skrzynce listów wysłanych… wszystkie z datą sprzed miesiąca… a tutaj, sprzed dwóch tygodni rozesłałam ponowną prośbę…”

“Pani Katarzyno” – uśmiechnął się kierownik – “Połowa z tych ludzi nie korzysta ciągle z e-mail’i! Oni mają swoje skrzynki, ale czytają je od przypadku do przypadku. Do nich trzeba pójść osobiście… i to nie jeden raz.”

Nie chcę udowadniać, że starzy pracownicy są źli, że są niepotrzebni i że tylko blokują rozwój firmy. Oczywiście ich doświadczenie jest nieodzowne w sprawnym działaniu organizacji; mogą, a wręcz powinni uczyć młodych pracowników, aby na “nowo nie odkrywać Ameryki”. Ale powinni też mniej bać się nowości i być bardziej otwartymi na innowacje.

Rutyna jest jedną z najgorszych rzeczy jaka może przydarzyć się człowiekowi: wszyscy wiedzieli, że tego nie da się zrobić, a tu przyszedł jakiś głupiec, który tego nie wiedział, i to zrobił.

1. Zastanów się, czy spotkanie jest w ogóle potrzebne. Może wystarczy tylko przeprowadzić rozmowę telefoniczną, telekonferencję lub wymianę listów (e-mail)?
2. Ustal konkretny, jasny cel spotkania. W czasie spotkania trzymaj się tego celu. Nie dopuszczaj do zbędnych dyskusji na tematy niezwiązane z tym celem.
3. Czy spotkanie nie będzie kolidowało z ogólnymi planami pracy organizacji. W każdej firmie są okresy czasu w ciągu roku, w których jest wyjątkowo dużo pracy (pisanie raportów i podsumowań, liczne szkolenia i delegacje, itp.) – w takim okresie należy minimalizować liczbę spotkań.
4. Najlepszy czas na spotkania to godziny 9-11. Wcześniej jesteśmy jeszcze zaspani, później głodniejemy, a po obiedzie znów chce się nam spać. Jeżeli chcesz (musisz) spotkać się po obiedzie, zrób to dwie godziny po jedzeniu i przygotuj dodatkowe dzbanki z kawą – może być potrzebna uczestnikom dla rozbudzenia się. Unikaj spotkań w porze wieczorowej – pracownicy najprawdopodobniej będą już zmęczeni całym dniem pracy; a w szczególności w piątkowe popołudnia – pracownicy będą myśleli już o weekendzie.
5. Zaproś tylko zainteresowane osoby, które muszą wiedzieć co było na spotkaniu lub będą miały jakiekolwiek znaczenie dla spotkania. Czym mniej osób, tym spotkanie zakończy się szybciej i będzie bardziej efektywne.
6. Ogranicz czas spotkania do koniecznego minimum. Długie spotkania natomiast podziel na części z niewielkimi przerwami między nimi. W czasie spotkań całodniowych zorganizuj dłuższą przerwę obiadową.
7. Przygotuj zawczasu miejsce spotkania: miejsca siedzące i ich układ, komputer, projektor, tablicę lub flipchart.
8. Zastanów się, czy nie lepiej byłoby zorganizować takie spotkanie poza firmą. Ma to służyć “oderwaniu się od codzienności” i często skutkuje rewelacyjnymi pomysłami, na które nikt by nie wpadł w czterech ścianach sali konferencyjnej w firmie.
9. Poinformuj uczestników ok. 2 tygodni przed spotkaniem o terminie i miejscu. Każdy wówczas będzie miał wystarczająco czasu aby wpisać sobie to spotkanie do kalendarza lub zaproponować ci i ustalić inny termin.
10. Roześlij uczestnikom plan spotkania i listę tematów do poruszenia. Pozwól, aby każdy mógł się z nimi zapoznać i przygotować do dyskusji. Może ktoś zasugeruje ci, że warto byłoby poruszyć jeszcze jakiś, inny temat.
11. Przed rozpoczęciem poproś uczestników, aby wyłączyli telefony komórkowe i zamknęli laptopy jeżeli nie będą potrzebne podczas spotkania.
12. Spotkanie rozpocznij od spraw krótszych i mniej istotnych. Będzie to rozgrzewka dla umysłów wszystkich uczestników. “Załatw” je szybko i sprawnie, a później przejdź do spraw istotniejszych, przy których może rozwinąć się dłuższa dyskusja.
13. Podczas spotkania zapisuj wszystkie pojawiające się pomysły – być może w trakcie spotkania je pamiętasz, ale już chwilę po zakończeniu może być ci trudno je przytoczyć z głowy.
14. Podsumuj każde spotkanie na zakończenie. Powtórz, co każdy z uczestników obiecał zrobić i czym się zająć.
15. Każdy uczestnik spotkania po spotkaniu powinien otrzymać na skrzynkę e-mailową podsumowanie spotkania.