Zastanów się, czy spotkanie jest w ogóle potrzebne. Może wystarczy tylko przeprowadzić rozmowę telefoniczną, telekonferencję lub wymianę listów (e-mail)?
Ustal konkretny, jasny cel spotkania. W czasie spotkania trzymaj się tego celu. Nie dopuszczaj do zbędnych dyskusji na tematy niezwiązane z tym celem.
Czy spotkanie nie będzie kolidowało z ogólnymi planami pracy organizacji. W każdej firmie są okresy czasu w ciągu roku, w których jest wyjątkowo dużo pracy (pisanie raportów i podsumowań, liczne szkolenia i delegacje, itp.) – w takim okresie należy minimalizować liczbę spotkań.
Najlepszy czas na spotkania to godziny 9-11. Wcześniej jesteśmy jeszcze zaspani, później głodniejemy, a po obiedzie znów chce się nam spać. Jeżeli chcesz (musisz) spotkać się po obiedzie, zrób to dwie godziny po jedzeniu i przygotuj dodatkowe dzbanki z kawą – może być potrzebna uczestnikom dla rozbudzenia się. Unikaj spotkań w porze wieczorowej – pracownicy najprawdopodobniej będą już zmęczeni całym dniem pracy; a w szczególności w piątkowe popołudnia – pracownicy będą myśleli już o weekendzie.
Zaproś tylko zainteresowane osoby, które muszą wiedzieć co było na spotkaniu lub będą miały jakiekolwiek znaczenie dla spotkania. Czym mniej osób, tym spotkanie zakończy się szybciej i będzie bardziej efektywne.
Ogranicz czas spotkania do koniecznego minimum. Długie spotkania natomiast podziel na części z niewielkimi przerwami między nimi. W czasie spotkań całodniowych zorganizuj dłuższą przerwę obiadową.
Przygotuj zawczasu miejsce spotkania: miejsca siedzące i ich układ, komputer, projektor, tablicę lub flipchart.
Zastanów się, czy nie lepiej byłoby zorganizować takie spotkanie poza firmą. Ma to służyć “oderwaniu się od codzienności” i często skutkuje rewelacyjnymi pomysłami, na które nikt by nie wpadł w czterech ścianach sali konferencyjnej w firmie.
Poinformuj uczestników ok. 2 tygodni przed spotkaniem o terminie i miejscu. Każdy wówczas będzie miał wystarczająco czasu aby wpisać sobie to spotkanie do kalendarza lub zaproponować ci i ustalić inny termin.
Roześlij uczestnikom plan spotkania i listę tematów do poruszenia. Pozwól, aby każdy mógł się z nimi zapoznać i przygotować do dyskusji. Może ktoś zasugeruje ci, że warto byłoby poruszyć jeszcze jakiś, inny temat.
Przed rozpoczęciem poproś uczestników, aby wyłączyli telefony komórkowe i zamknęli laptopy jeżeli nie będą potrzebne podczas spotkania.
Spotkanie rozpocznij od spraw krótszych i mniej istotnych. Będzie to rozgrzewka dla umysłów wszystkich uczestników. “Załatw” je szybko i sprawnie, a później przejdź do spraw istotniejszych, przy których może rozwinąć się dłuższa dyskusja.
Podczas spotkania zapisuj wszystkie pojawiające się pomysły – być może w trakcie spotkania je pamiętasz, ale już chwilę po zakończeniu może być ci trudno je przytoczyć z głowy.
Podsumuj każde spotkanie na zakończenie. Powtórz, co każdy z uczestników obiecał zrobić i czym się zająć.
Każdy uczestnik spotkania po spotkaniu powinien otrzymać na skrzynkę e-mailową podsumowanie spotkania.
